Il registro elettronico

Situazione di partenza

Descrizione del contesto

La valutazione degli studenti ha doppia valenza. Da una parte ha un contenuto formativo, dall'altra si situa nell'insieme delle attività che la scuola eroga in quanto ente istituzionale che certifica risultati e eroga titoli di studio, collocandosi – se scuola dello Stato – a pieno titolo nel campo della Pubblica Amministrazione.

L'assegnazione di voti e, in qualche caso ormai residuo, di giudizi analitici è percepita dagli insegnanti come:

• prassi quotidiana individuale che qualifica e concretizza un aspetto fondante del loro profilo professionale;
• rito a scadenze fisse (trimestre/quadrimestre, fine anno, verifiche dell'avvenuto o meno recupero nella secondaria), nel quale si decidono collegialmente le sorti dei singoli allievi;
• incombenza “burocratica”, che implica trascrizioni spesso giudicate inutili, azioni ripetitive, formalità considerate eccessive (per esempio in occasione delle scadenze d'esame), ecc.

Tra le connotazioni della valutazione considerate a cavallo tra aspetto formativo e burocratico vi sono le comunicazioni alle famiglie (pagelle, “pagellini”, quadri di fine anno), a proposito delle quali vige la regola della trasparenza.

Nella scuola secondaria di secondo grado, poi, ha importanza particolare - soprattutto in certe situazioni di particolare complessità sociale – la gestione di assenze e ritardi degli allievi e delle relative giustificazioni, soprattutto da quando il superare una certa quota comporta l'automatica non ammissione allo scrutinio finale. Né si possono dimenticare il diario delle lezioni e le notazioni sui comportamenti degli studenti.

La registrazione è contemporaneamente:

• documentazione di accompagnamento del percorso dei singoli allievi e delle classi;
• archiviazione di dati asseverati dalla firma di chi è addetto alle diverse funzioni, con valore probatorio in caso di contestazioni e ricorsi amministrativi.

E si concretizza, nell'immaginario collettivo, in due fascicoli cartacei: registro di classe e registro dell'insegnante.

Da qualche tempo, alcune scuole sono passate da un modello imperniato sugli oggetti materiali ad uno implementato in ambienti digitali. Spesso questo passaggio ha implicato che venisse definita e assegnata una funzione strumentale del piano dell’offerta formativa per i “servizi informatici” dell’istituto.

Definizione del problema

Passare dal modello dei registri materiali separati alla gestione digitale unificata, prospetta in astratto una serie di vantaggi:

• comunicazione accelerata alle famiglie sul profitto e sulla frequenza degli allievi;
• circolazione razionale e tempestiva dei flussi di dati all'interno dell'unità scolastica a seconda delle esigenze del calendario scolastico (gestione di assenze e ritardi e degli scrutini, ma anche la banale ma non trascurabile esigenza di indicare una volta sola l'argomento delle lezioni);
• interoperabilità dei dati relativi all'anagrafica di allievi, docenti, classi e materie, che potranno essere raccolti e archiviati una sola volta, per poi essere riutilizzati secondo tutte le aggregazioni possibili.

Sempre in astratto, il passaggio richiede:

• un impianto hardware e una dotazione software adeguati comprensivi di misure di sicurezza;
• una buona integrazione tra attività attualmente tipiche delle segreterie della scuole e compiti degli insegnanti;
• il consenso e l'adeguamento di tutto il personale al nuovo modello;
• fornire informazioni a famiglie e studenti sulle caratteristiche del nuovo sistema di comunicazione;
• un collaudo.

Dal punto di vista strettamente tecnologico, mettere a regime un registro elettronico significa gestire e ottimizzare un database collocato su di un server raggiungibile via internet da utenti forniti di un account, che consenta di svolgere le attività connesse al loro profilo.

Tutti i dati inseriti confluiscono nell'archivio, da cui sono resi disponibili per l'impiego nei vari servizi previsti dal sistema. Le informazioni anagrafiche su uno studente, inserite al momento della sua iscrizione in una scheda del database, non dovranno mai più essere digitate, e a quelle, nel corso del tempo, si sommeranno altre informazioni che complessivamente potranno descrivere l'intero percorso scolastico dello studente: dalla collocazione in una classe, ai voti riportati, agli esiti annuali, ai crediti formativi, alle assenze, ai provvedimenti disciplinari e così via.

I servizi possono prevedere la stampa di report specificamente pensati per la scuola come pagelle, pagellini e tabelloni, ma anche la notifica di particolari eventi, come l'invio di un SMS al verificarsi di un'assenza.

Ovviamente, gli utenti devono possedere gli strumenti per accedere a internet. Per segnare le assenze e inserire i voti, ad esempio, l'insegnante dovrà disporre di un computer in classe o di un tablet personali.