Registro elettronico, comunicazioni scuola-famiglia, hosting/housing e accessibilità: i rapporti con il cad

Registro elettronico e codice dell'amministrazione digitale

Nel 2009 e negli anni successivi, sino al 2012, il piano “e-Gov 2012” (ora compreso nel progetto Italia.gov.it) ha definito una serie di obiettivi per la cd. “digitalizzazione” della Pubblica Amministrazione come meta-obiettivo rispondente alle necessità di semplificazione, riduzione delle spese e degli sprechi, migliore organizzazione delle risorse.

Uno degli obiettivi da attuare entro il 2012 (a dire il vero, il primo) riguardava proprio l'informatizzazione di una serie di servizi di natura scolastica: alcuni di essi – come il registro – già presenti nella versione tradizionale cartacea ed “aggiornati” alla tecnologia in uso, ed altri – come la prenotazione dei colloqui con i docenti – di nuova introduzione.

L'iniziativa, tradotta in pratica mediante il progetto “Scuola Mia” –il relativo portale – trova la propria necessaria premessa in un più ampio iter di digitalizzazione dei servizi della Pubblica Amministrazione, reso possibile dal riconoscimento del valore legale che il legislatore ha conferito ai documenti prodotti in forma informatica tramite l'entrata in vigore del D.Lgs. 82/2005, ovvero il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).

Il progetto “Servizi scuola-famiglia via web” rientra nell’ambito delle iniziative condivise tra il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca e il Dipartimento per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e l’Innovazione Tecnologica.

Obiettivo del progetto è quello di mettere a disposizione strumenti e servizi online volti a favorire la comunicazione tra Scuola e genitori, semplificare le relazioni amministrative tra famiglie e le istituzioni scolastiche, facilitare la partecipazione delle famiglie alla vita scolastica dei propri figli attraverso la realizzazione di un insieme di servizi innovativi, tra i quali la pagella digitale, le comunicazioni relative alla vita scolastica degli studenti e ai risultati degli apprendimenti, l’agenda di ricevimento dei docenti, la notifica alle famiglie in tempo reale delle presenze/assenze degli studenti e le comunicazioni scolastiche, erogati in modalità multicanale (tra cui web, e-mail e messaggistica sms).

Con il Codice dell’Amministrazione Digitale, il legislatore ha di fatto attribuito valore legale ai documenti che la Pubblica Amministrazione produce in formato digitale.

La fonte normativa di tale equivalenza è reperibile nell'art. 20, comma 2° del CAD, a norma del quale “il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma ai sensi dell'articolo 21, comma 2, e soddisfa comunque il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullità, dall'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12 del codice civile”.

La semplice lettura di questa norma consente di stabilire, senza possibilità di interpretazione, che il documento informatico è sostanzialmente equiparato a quello cartaceo, purché sussistano certe condizioni di sicurezza.

Si prenda ad esempio la questione del registro elettronico.

Indipendentemente dal software di gestione selezionato e dalla gestione interna o esternalizzata del servizio informatico (sul punto, si rinviano a un successivo paragrafo le considerazioni in tema di privacy), il registro elettronico consiste nella trasposizione digitale del tradizionale registro cartaceo, cui aggiunge l'operatività in remoto o multi-accesso (che consente ai docenti di operare da più postazioni a scuola o, al limite, anche da casa) e l'automatizzazione di una serie di operazioni, come l'elaborazione delle statistiche.

I dati contenuti nel registro elettronico avranno pertanto il medesimo valore legale delle annotazioni autografe iscritte sul tradizionale registro cartaceo, a condizione che la “firma” del documento digitale sia, anch'essa, equiparata ad una firma apposta a mano (il che è garantito dalle disposizioni sulla firma digitale contenute nel CAD).

Si rendono pertanto necessarie alcune considerazioni di stampo giuridico sul documento informatico e sulla firma digitale.